Aspek Penting Implementasi ISO 9001

Dengan lebih dari tiga dekade sejak publikasi awal, Implementasi ISO 9001 telah berhasil menjadi tonggak standar kualitas internasional di mana organisasi membuktikan bahwa produk yang mereka hasilkan dan layanan yang mereka berikan memenuhi serangkaian kriteria yang dapat diandalkan dan diakui secara internasional.

Globalisasi dan tekanan persaingan telah menciptakan lingkungan di mana organisasi dituntut untuk fleksibel, adaptif, dan inovatif. Untuk bertahan hidup, organisasi juga sering diminta untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan di masa depan dan memperluas ke pasar di luar batas negara mereka. Untuk tujuan ini, kepatuhan yang ketat terhadap standar kualitas internasional sering kali menjadi persyaratan. Namun, melihat popularitas besar ISO 9001 dan sejumlah besar organisasi di seluruh dunia yang disertifikasi menentangnya, orang tidak dapat tidak mengajukan pertanyaan berikut: Apa yang membuat standar ini secara khusus berbeda dari standar lainnya? Mengapa organisasi perlu memiliki sistem di mana mereka bertujuan untuk mencapai tujuan mereka?

Meskipun ada banyak faktor yang membantu menciptakan ekosistem yang menguntungkan bagi ISO 9001 untuk berkembang, pendorong utama menuju popularitas ini adalah kebutuhan organisasi untuk menyediakan produk dan layanan mereka dengan tingkat kualitas yang konsisten. Karena organisasi menghadapi persaingan yang ketat, mereka tidak dapat bersaing hanya dengan harga rendah; mereka harus memenuhi tingkat kualitas yang diharapkan dari pelanggan mereka. Kemampuan untuk mempertahankan hubungan yang lebih baik dengan pelanggan, yaitu fokus pelanggan, adalah kunci untuk pertumbuhan bisnis dan profitabilitas jangka panjang dan juga merupakan salah satu aspek utama di mana persyaratan ISO 9001 dimaksudkan untuk membantu organisasi.

Selain mengutipnya sebagai prinsip sistem manajemen mutu, ISO 9001 juga memerlukan tindakan nyata berkaitan dengan fokus pelanggan: memastikan bahwa kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan dipahami dan dipenuhi, mengatasi risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan, dan fokus pada meningkatkan kepuasan pelanggan (klausul 5.1.2). Lebih lanjut dalam standar, persyaratan untuk berkomunikasi dengan pelanggan (klausul 8.2.1) dan mengukur kepuasan mereka (klausul 9.1.2) juga dapat ditemukan.

Aspek penting yang perlu diperhatikan adalah bahwa persyaratan ISO 9001 untuk fokus pelanggan, bila dikombinasikan dengan persyaratan untuk perbaikan terus-menerus (klausul 10.3), dapat menyediakan bahan yang diperlukan untuk organisasi tidak hanya untuk memenuhi harapan pelanggan, tetapi untuk berusaha melampaui mereka. Keinginan untuk melebihi harapan pelanggan mendorong inovasi dan perpaduan antara inovasi dan kualitas dapat menjadi sarana di mana organisasi memastikan keberhasilan dan pertumbuhannya yang berkelanjutan.

Berkenaan dengan pertanyaan kedua, penerapan ISO 9001 sangat diinginkan dalam organisasi karena, ketika disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan ketika terintegrasi dengan baik dalam proses bisnis yang ada, itu menjadi cetak biru untuk efisiensi internal: standarisasi proses mendorong peningkatan dalam produktivitas, lingkungan kerja meningkat, dan biaya berkurang. Selanjutnya, tindakan yang harus diambil organisasi sebagai bagian dari persyaratan ISO 9001, membantu mempromosikan kesatuan tujuan dan budaya yang menghasilkan perilaku, sikap, aktivitas, dan proses yang memberikan nilai. Tindakan tersebut dapat berupa, misalnya, hal-hal yang harus dilakukan oleh manajemen puncak untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap sistem manajemen mutu (klausul 5.1): mengambil akuntabilitas, menetapkan kebijakan mutu, berkomunikasi, mengarahkan, mendukung orang , Dan seterusnya.

Satu area di mana ISO 9001 sering dikritik adalah pembuatan dan pengendalian dokumentasi. Di beberapa organisasi ini dianggap sebagai gangguan dan beban administrasi yang seharusnya tidak ada. Persyaratan dokumentasi ISO 9001 edisi sebelumnya mungkin telah berkontribusi pada cara berpikir ini, namun, maksud ISO 9001 selalu memiliki sistem manajemen mutu yang terdokumentasi dan bukan “sistem dokumen”. Meskipun edisi terbaru ISO 9001 memang memuat persyaratan untuk dokumen (klausul 7.5) yang dianggap perlu, namun juga memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi organisasi untuk menentukan jumlah optimal dokumen yang memungkinkan proses mereka berfungsi dengan baik dan pada saat yang sama mendukung pengambilan keputusan berbasis bukti. Di sisi lain, persyaratan untuk pengendalian dokumen diperlukan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalamnya dapat diandalkan, dilindungi dan mencerminkan situasi sebenarnya dari sistem manajemen mutu.

Nilai tambah vs pendekatan non-nilai tambah untuk penerapan ISO 9001

Di banyak organisasi yang mengikuti ISO 9001 memang mengarah pada peningkatan kinerja dan pencapaian hasil yang diinginkan. Namun, hal ini tidak terjadi pada beberapa organisasi yang gagal mendapatkan manfaat nyata dari implementasi tersebut. Meskipun keberhasilan implementasi tergantung pada kompetensi manajer.

ion tergantung pada kompetensi manajer, budaya, dan pendekatan terhadap kualitas dan sebagainya dan mungkin ada segudang alasan mengapa sistem manajemen mutu tidak berjalan dengan baik, satu hal yang sering dapat diamati adalah pendekatan yang dimiliki organisasi diambil menuju implementasi. Kami membedakan ini sebagai pendekatan “nilai tambah” dan “tidak bernilai tambah”.

“Nilai tambah” adalah pendekatan di mana organisasi bertanya pada dirinya sendiri: “’bagaimana kita dapat menggunakan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001 untuk meningkatkan bisnis kita?”

Dengan pendekatan “non-nilai tambah”, di sisi lain, organisasi memeriksa, “persyaratan apa yang harus kita penuhi minimal untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001?”

Dengan kata lain, organisasi yang memilih pendekatan non-nilai tambah menganggap penerapan sistem manajemen mutu sebagai sesuatu yang harus dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi tetapi tidak dengan sendirinya menambah nilai pada proses bisnis organisasi. . Sebaliknya, pendekatan nilai tambah mencari metode terbaik untuk memanfaatkan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan produk dan layanan yang disediakan oleh organisasi. Pendekatan nilai tambah berusaha untuk mengambil keuntungan dari penerapan SMM dan mengakui manfaat masa depan bagi organisasi.

Jika dibandingkan, pendekatan nilai tambah jauh lebih diinginkan daripada pendekatan non-nilai tambah karena penerapan ISO 9001 membutuhkan sumber daya keuangan, waktu, dan usaha, baik di awal maupun dari waktu ke waktu, sehingga pengembalian investasi yang maksimal harus dikejar, dan pada intinya, itulah yang pada akhirnya ingin dicapai oleh ISO 9001 itu sendiri: integrasi optimal dari sistem manajemen mutu ke dalam proses organisasi untuk mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.