Masa berlaku sertifikat ISO umumnya adalah tiga tahun. Karena itu, perusahaan tidak bisa menunggu sertifikat kedaluwarsa baru mengurus perpanjangannya. Perpanjangan dilakukan melalui audit sertifikasi ulang (recertification audit), dan persiapan yang matang akan membuat prosesnya lancar serta menjaga status sertifikasi tetap berlaku tanpa jeda.
Lalu, apa saja yang perlu disiapkan sebelum masa berlaku sertifikat ISO berakhir? Berikut lima langkahnya.
1. Cek Tanggal Kedaluwarsa Sertifikat ISO
Langkah pertama adalah memastikan perusahaan tahu kapan masa berlaku sertifikat ISO berakhir. Catat tanggalnya, lalu tetapkan pengingat internal beberapa bulan sebelumnya. Dengan begitu, persiapan audit bisa dimulai lebih awal dan tidak terburu-buru.
2. Evaluasi Sistem Manajemen
Periksa kembali apakah sistem manajemen yang diterapkan masih berjalan sesuai persyaratan standar ISO. Perhatikan juga proses yang perlu diperbaiki, baik karena perubahan operasional, struktur organisasi, maupun pembaruan standar.
3. Pastikan Dokumen Selalu Diperbarui
Tinjau SOP, kebijakan, catatan (record), dan dokumen pendukung lainnya. Pastikan semuanya mencerminkan kondisi operasional perusahaan saat ini, bukan kondisi saat sertifikasi pertama dahulu. Dokumen yang usang sering menjadi sumber temuan saat audit.
4. Lakukan Audit Internal
Audit internal membantu perusahaan menemukan ketidaksesuaian sebelum auditor sertifikasi datang. Perusahaan pun punya waktu untuk melakukan perbaikan, sehingga risiko temuan saat audit sertifikasi ulang bisa ditekan.
5. Selesaikan Temuan Audit Sebelumnya
Jangan biarkan temuan audit terdahulu belum ditindaklanjuti. Pastikan setiap tindakan perbaikan sudah dilaksanakan dan hasilnya terbukti efektif, karena auditor akan memeriksa hal ini.
FAQ
Berapa lama masa berlaku sertifikat ISO?
Umumnya tiga tahun, dengan audit surveilans berkala selama masa tersebut.
Apa itu audit sertifikasi ulang?
Audit yang dilakukan menjelang akhir siklus sertifikasi untuk memastikan sistem manajemen perusahaan masih memenuhi persyaratan standar dan layak diperpanjang.
Apa yang terjadi jika sertifikat ISO kedaluwarsa?
Status sertifikasi tidak lagi berlaku. Perusahaan perlu mengurus ulang proses sertifikasi, sehingga penting menyelesaikan audit sertifikasi ulang sebelum tanggal kedaluwarsa.
Jangan Tunggu Sertifikat ISO Kedaluwarsa!
Mulai persiapkan audit sertifikasi ulang dari sekarang bersama MSECB, sebelum masa berlaku sertifikat ISO Anda habis. Hubungi kami untuk berkonsultasi mengenai proses perpanjangan sertifikat ISO perusahaan Anda.
